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紫恋子

论出差的正确打开方式

紫恋子
紫恋子   紫恋子 2016-12-27 14:40 阅读(4043)

这篇文章本应该是在12月上旬就该写好的,拖延症一来,又拖到现在了。


参加工作五年,出差的次数,虽然不多。平均一年两到三次,初出矛庐那会儿,一提到出差,真的混身是劲。那时候将出差视作是可以免费看世界的福利。但是经过了这么几年,才发现虽然都是出行,虽然基础装备都是身份证、手机、钥匙、钱包、规划出行,不得不说工作需要出差和个人需要出游不管是心理上还是安排上还是有很大区别的。



那么出差一般都要准备什么呢?选择什么酒店合适呢?开发票需要哪些信息呢?出差回来之后如何正确顺利的报销呢?……

总结了一下,常规出差的正确打开方式应该是这样子的。


1.
明确出差目的(关键词:去哪里,做什么,怎么做)
在收到出差通知后,我认为首先要做的就是明确出差目的,即弄清楚这次出差的任务是什么。明确出差任务后接下来才是预估办理时间(出差时间)、路线规划、准备资料、个人物品、查天气预报等等。

 

以我这次出差为例:


关键词是 去广州和设计师开会讨论2017年秋冬季开发款式。

 

会议时间:2016.12.06日整天

 

出差时间:2016.12.05-2016.12.06

 

天气:温州当地是10-15摄氏度,广州是18-26摄氏度。所以我当天出发的时候穿了一件秋天衬衫,外搭一件针织开衫,配牛仔裤。落地的时候脱掉针织开衫就刚刚好,不冷不热了。

 

 


2.
提前预定机票/高铁票,酒店。


如果住处离机场或高铁站较远,要预留好出行时间。尽量选择自己办事地点附近的酒店,一般公司由行政/财务预定。退房时开发票写公司抬头即可。

 

例:机票是秘书处定好的,有安排车接送。酒店是我出发前一天在携程网上定的,以客户办事处为坐标,搜索到离那里最近性价比又高的酒店。0.5KM的路程,吃过早餐,慢悠悠的就走到了客户办事处。

3.
提前拿到对接人/客户的联系方式
很可能你是第一次去某个地方,第一次见面,所以需要提前拿到对接人/客户的联系方式,同时重点了解他/她的基本信息,如所在公司、职位、主要工作职责与业务范围等等。

 

例:此次是我第二次到客户办事处,但是第一次和西班牙设计师见面。平时有大量的邮件和电话往来,即使没见面,也还是感觉很熟悉。所以到了地点之后,前台电话通知,我们由前台引见,直接到达会议厅。太熟悉了,第一次见面就来了个大大的拥抱。哈哈!会议就此开始。

4.
准备出差资料
根据出差目的进行资料准备。

 

例:对于个人而言,出门必备的是身份证,钱包,手机。我这次的出差资料就是开发设计稿和开发样品。全部准备好,打包带走。


5.
出发前和对接人/客户打好招呼
一切出差准备就绪后,出发前可以先给对接人/客户打个电话或者发短信,告诉他/她你的一个行程,这样子见面了也不会太突兀。

 

例:我是到达的前一晚,和客户发了微信,说已经抵达广州。第二天上午1030到他们办公室。

6.
提前查好路线
包括公司/家到机场/高铁站;去到目的地机场去办事地点,以及办事地点到酒店等等。

 

这个前面也有提及。

7.
现场办事
这个是最关键、最灵活也最讲究的部分。每个出差场景不同,对应的突发情况也不同,主要考的是临场发挥和综合应变能力。眼睛要尖,嘴巴要甜,手脚要灵快脑壳要放灵泛。
还有很重要很重要的一点(据说重要的事情要说三遍!!!)那就是:
态度一定要好!
态度一定要诚恳!!
态度一定要认真!!!
如果告诉你说剩下的都是看运气拼人品看办事人心情的话,我其实是认真的。

 

例:我这个会议全程进展的都还算顺利,上午1100开始,中午100吃了个饭,延续到下午430。所有的新开发修改和意见都已妥当,剩下的就是踏踏实实回家,把资料整理好,重做样品。至此2017的新开发款式已基本落实。


ps
如果遇到自己能力和权限之外的问题,搞不定的及时请示自己领导,不要自己拿主意。

8.
招待对接人/客户要挑好时机
为了和对接人/客户搞好关系,可以在适当时候招待下。前提是已经征得了自己单位领导的同意,并在公司招待制度规定的范围内进行,然后根据人均费用去挑选合适的地点。
ps
此处的招待指的是很正式的招待,像你请和你一起跑的同事吃个快餐便饭宵夜不在此列哈。

 

例:中饭就是我们请设计师吃的。这个是有备而来。

9.
完成任务后回去前和领导汇报
出差任务完成后及时和领导汇报完成情况并预计返程时间,并确认是否还有其他相关需要办理事项,确认没有就可以打电话叫公司订票回家啦!

 

例:这个客户是我全权在负责,所以基本无须报告,回程机票也是和出发机票一起定好的,我们直接打道回府了。

10.
报销
报销制度虽然每个公司都细则都不一样,但总体是大同小异的。将此次出差相关发票整理好交行政/财务即可,有的单位需要填写报销单。
如果带队出差人数多,又或者自己出差时间长,可以在出发之前向公司行政/财务预支部分差旅费,回来后实报实销,多退少补。

 

例如:此次出差2天,2个人。我已预支2000,其实才用了1000不到。回来实报实销,退了1000多。

11.
其他注意事项与建议
出门在外,安全第一。


坚持锻炼身体,因为出差有时候真是个体力活,并且可能会导致短期生活不规律、作息不规律。
如果办完事刚好是周末,又或者有剩余时间,再又想去周遭走走逛逛,那么千万千万不要去

 

瞎看热闹,人多的地方不要去,人太少的地方也不要去。


例:离回程时间还有4个小时,在广州塔溜达了一圈,吃了个晚饭就去机场了,消磨等待的时光!


正确的出差打开方式整理好,分享于此!



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