她理财

登录 注册
#2020年财女阅读/读书笔记打卡

来自财女读书会・5834篇帖子・45309人参与

发帖
Honey_Jane

《小强升职记》:最简单易行的时间管理术

Honey_Jane
Honey_Jane Honey_Jane 2018-08-18 12:29 阅读(2477)

作者:邹鑫

 

人生不在于做多少事,而是在于把重要的事专注做、用心做、做到极致。

 

本书作者以故事的形式向我们讲述了时间管理,即主人公小强如何在主管老付的帮助下,逐渐学习不同的时间管理方法,慢慢告别忙碌而无效的工作状态。在阅读过程中,我们总能在小强身上找到自己的影子。

 

之前有听过(喜马拉雅)叶武滨老师的时间管理课程,发现本书中的很多观点都不谋而合,比如四象限,事物的收集、排程、执行,要事优先,人生五万米高空等等。本文从四个方面来分享自己在这本书中的一些感悟,即我们忙碌的原因,工作四步法,四象限法则,进阶时间管理术。


 

一:为什么我们每天都很忙碌

 

作者在书中解释了原因:

 

第一,在这个人生的关键时期,我们被迫完成角色的转变。

第二,我们还来不及构建自己的职业规划和人生目标。

第三,我们不具备平衡工作和生活的能力。

第四,我们没有养成良好的习惯。

 

过去的几十年里,我们和我们的父辈都习惯于将忙碌刻苦成功划等号,并且鼓励我们让自己忙碌起来。而这种所谓的忙碌是否真的有效只有你自己知道。

 

书中作者将忙碌的人分两种:一种是具备时间管理技能和目标管理技能的人,另一种则是不具备这些技能的人。这两种人忙碌的内容和结果截然不同:前一种人用20%的时间完成了后一种人用80%的时间才能完成的事情,因此前一种人忙着考虑如何打发闲暇的时间,后一种人则忙着煮方便面和熬夜。

 

管理学大师彼得·德鲁克说,一个人20%的事情需要自己做,80%的事情不需要做,或者委托别人做。

 



二:快速提高工作效率的四步法

 

我们只要有自己的一套处理日常事务的方法,不管这个方法是什么,都会让我们在做事情时变得高效和井井有条。书中老付分享了自己处理工作事务的四个步骤,值得我们借鉴。

 

第一步:将所有的任务放入工作篮,不论是谁在什么时候交给我的任务,统统放进工作篮里。

 

第二步:将可以置之不理的任务清除掉;将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来;将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。

 

第三步:将需要在特定日期处理的事情写进日程表;将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒;将需要现在处理的事情摆在办公桌上。

 

第四步:在自己最高效的时段,做最重要的事情;其他的事情也做合理安排。



 

三:初识时间管理四象限法则

 

"四象限法则",是由著名管理学家史蒂芬·科维(Stephen R. Covey)提出的一个时间管理理论,把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分,分为四个象限:重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急

 

第一象限:重要而且紧急。比如处理某媒体对公司的负面报道。这个象限的事情我们需要立即去做!但是需要思考这样一个问题:真的有那么多重要而且紧急的事情吗?

 

第二象限:重要但不紧急。比如编写公司下季度的工作计划。这个象限的事情我们需要有计划的去做。并且思考这样一个问题:如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限?

 

第三象限:不重要但紧急。比如临时会议。这个象限里的事务是我们忙碌而且盲目的源头,我们应该思考这个问题:我们如何尽量减少第三象限的事务?最好的方法是能放权交给别人去做,或者通过委婉的拒绝减少这类事务的产生。

 

第四象限:不重要而且不紧急。比如看无聊的电视节目。对于这种象限的事情尽量别去做!当你疲惫的时候,可以通过做一些不重要而且不紧急的事情来调整一下心态和身体,但不应沉迷。我们应该思考这个问题:我们在工作中是否有必要进入这个象限?

 

再运用这个法则时我们需要注意下面几点:

1)根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。

2)根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。

3)我们应将自己所有的日常事务放到四象限中分析。

4)我们对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则。

5)我们应该将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务。



 

四、进阶时间管理术:衣柜整理法

 

收集,处理,组织,回顾,行动。

 

我们在工作时都将经历这五个阶段:

1.收集一切引起我们注意的事情;

2.加工处理后,确定它们的实质以及解决方法;

3.组织整理得出的结论;

4.把它们列为我们行动的选择方案;

5.行动。

 

(一)收集

 

收集一切引起我们注意的事情,并且将他们记录下来(收集篮),可以是纸或一些辅助的电子工具。但需要遵循以下3个原则:

 

1. 收集工具越少越好。

2. 保证5秒钟内拿出工具。灵感总是稍纵即逝,如果你在5秒钟之内还没办法取出你的工具,那你就需要考虑换一个收集工具。

3. 定期清空这些工具。



 

(二) 处理:事物分类

 

我们需要在2分钟之内对收集篮里的任务打上可以执行或者不能执行的标签。

 

可以执行的事情我们分为五类:

 

1. 2分钟之内能搞定的事。比如打一个电话,对于这样的事,我们采取的行动应该是立即去做。

 

2.需要多个步骤搞定的项目。工作中遇到的大部分任务都是需要我们进行分解之后才能执行的,比如周五之前拿出新产品的销售策略

 

3.指派给别人完成的事。比如提供新版本软件的用户使用报告,你可以打电话给小李,说明这件事情,并且告诉他,下周三之前必须完成。

 

4.特定时间做的事。比如下周三督促小李提交用户使用报告。

 

5.待办事项。这些就是剩下的普通任务了,比如查看邮箱,对于这些事情,有空的时候就立即搞定它。


不能执行的事情分为三类


1.垃圾。可以收集的时候就过滤掉。

2.将来某时/也许。比如暑期旅行、整理办公室等等。

3.参考资料。比如研究上个月市场推广费用明细报表,今后的某个时候会用得上,对待这类事情的正确方法是分类归档。

 

在处理收集篮时需要注意下面几点:

1.从最上面一项开始处理。处理并不意味着花费时间,它仅仅是判断事情的实质,决定下一步的行动方案,然后相应地处理掉

 

2. 一次只处理一件事情。这里仍然遵循脑袋里只装一件事的原则,处理完一件事以后再去处理下一件。

 

3.永远不要再放回收集篮(被迫中断的事情除外)。当你第一次从收集篮中取出事情时,立刻判定它的实质以及处理方法,争取第一次就把它做到最好。

 



(三)组织

 

除了收集篮以外,我们还可以利用其他清单,比如将来也许清单,待办事项清单,项目清单等等,并将分类处理好的事情分别放到不同的清单中。

 

(四)回顾

 

根据自己的实际情况来安排时间,但是一定要保证每周回顾一次。具体包括如下:

 

1.回顾你的将来也许清单。

2.回顾你的项目清单。

3.回顾你的待办事项。

4.重新审视自己的目标。



>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>


往期读书笔记


《小狗钱钱》:只要你相信,梦想就会实现

《见识》:你最终能走多远取决于见识

《30岁前的每一天》:最现实的梦想管理指南

《所谓情商高,就是会说话》:你真的会说话吗?

《不会汇报工作,还敢拼职场》:教你如何在职场中更胜一筹

《我的最后一本减肥书》:减肥你要慢慢减

《4点起床》:一切从早起开始


阅读指南书


《如何阅读一本书》:你真的会阅读吗?

《如何高效读懂一本书》:这些误区也曾困扰你吗?

《越读者》:Read the Word/World

《如何有效阅读一本书》:教你用笔记管理阅读

《书都不会读 你还想成功》:用读书改变人生

只看楼主
全部回复(12)

回复楼主

回帖
小组话题

扫码下载

APP

iOS • Android

想理财却无从下手? 打开应用
通俗实用的理财课程